Onnistu tapahtumamarkkinoinnissa – vinkit tapahtuman järjestäjälle

Julkaistu 15.11.2021

Tapahtuma-ala elää uutta tulemista pandemian jälkeen. Ihmiset ovat kiinnostuneita yhä enenevässä määrin elämyksistä ja kokemuksista tavaroihin kuluttamisen sijaan. Tästä kirjoituksesta löydät vinkit siihen, kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa – sen suunnittelussa, markkinoinnissa ja mittaamisessa. Visioi rohkeasti, sillä elämyksiä tarjoavat tapahtuvat muistetaan parhaiten! 

Visio on tapahtumamarkkinoinnin punainen lanka 

75 % koko tapahtumasta koostuu suunnittelusta. Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa vision muodostamisella, sillä se luo tapahtumalle punaisen langan, jonka ympärille koko tapahtuma ja tapahtumamarkkinointi rakennetaan. Vision luomista varten on määriteltävä ainakin tapahtuman tavoite, kohderyhmä ja sisältö: 

• Miksi tapahtuma järjestetään? Mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa? 
• Kenelle tapahtuma järjestetään? 
• Mitä järjestetään? Avajaiset, pikkujoulut vai julkistamistilaisuus? 
• Missä ja milloin tapahtuma järjestään? 

Kun tapahtuman strategiset linjat ovat selvillä, tulee määritellä myös tapahtuman toteuttamiseen liittyvät asiat kuten: 

• Miten tapahtuma järjestetään? Tehdäänkö kaikki itse, vai ulkoistetaanko osa? 
• Millaista ohjelmaa tapahtuma sisältää? Esiintyjät, musiikki, juontaja? 
• Kuka tai ketkä järjestävät tapahtuman, millainen on roolijako? 

Ajallisesti koko tapahtumaprosessiin on hyvä varata vähintään pari kuukautta – isoissa tapahtumissa jopa pari vuotta.

Kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa ja tavoitteiden asettamisessa?

Tapahtumalla ja tapahtumamarkkinoinnilla tulee olla tavoitteet, jotka voivat olla määrällisiä tai laadullisia. Tavoitteet kannattaa johtaa suoraan oman liiketoiminnan tavoitteista. Tavoitteet voivat olla 

• teknisiä tavoitteita, kuten tietty osallistujamäärä, seuraajamäärä somessa tai oikean kohderyhmän tavoittaminen 
• muutostavoitteita, kuten uusien ideoiden saaminen, uusiin ihmisiin tutustuminen tai uuden oppiminen 
• vaikuttavuustavoitteita, kuten lisämyynti, uusien asiakkaiden tavoittaminen tai työpaikan ilmapiirin parantaminen. 

 

Tapahtumalle tulee määritellä teema ja ilme, jotka pitävät tapahtumaa koossa. Teeman on hyvä näkyä kaikessa tapahtuman ympärillä olevassa toiminnassa: niin markkinoinnissa, julisteissa, somistuksessa ja kutsuissakin. Ilmeen tulee kuvastaa tapahtuman luonnetta, herättää huomioita ja kutsua ihmisiä tutustumaan tapahtuman tietoihin. Ilmeen suunnittelussa voi hyödyntää esimerkiksi oman yrityksen graafista ilmettä.  

Onnistuneen tapahtuman tärkein vetonaula on sen ohjelma 

Tapahtumassa kannattaa siis panostaa kohderyhmää kiinnostavaan ohjelmaan, jossa elämykset ja tunteet on nostettu jalustalle. Tunnekokemus syntyy aistien välityksellä, ja tapahtuma onkin ainoa viestinnän väline, jossa kaikkia aisteja on mahdollista hyödyntää. 

Tapahtuman ohjelman tulee olla sopivassa suhteessa asiapitoista ja viihdyttävää riippuen tietenkin tapahtuman teemasta ja ajankohdasta. Myös verkostoitumiselle, mahdollisille tarjoiluille ja tauoille on jätettävä riittävästi tilaa. Tavoitteeksi on hyvä ottaa kävijän odotusten ylittäminen. 

Tapahtumaa varten kannattaa laatia sisältösuunnitelma 

Sisältösuunnitelmaan kirjataan ainakin teema, tarinat, esiteltävät ihmiset, tuotteet tai palvelut, käytettävät kanavat ja se, kuinka ihmiset ilmoittautuvat tapahtumaan. Suunnitelmaan kannattaa listata kuukaudet, viikot ja päivät teemoittain ja julkaisuideoineen. Sisältöä on hyvä tehdä jo ennakkoon, ja ajastaa sosiaalisen median julkaisut etukäteen. Viimeisillä hetkillä ennen tapahtumaa on paljon asioita hoidettavana ja testattavana, joten ennakkoon tekeminen helpottaa loppusuoralla. 

Sisältömuodoista kuvat ja videot toimivat aina. Mikäli kaipaat apua laadukkaiden videoiden kuvaamiseen ja muokkaamiseen, lataa tästä Digiportaiden huippusuosittu mobiilivideokuvausopas. Vinkit kuvien muokkaamiseen taas löydät Digiportaiden blogista: Snapseed – kuvankäsittely on the go. 

Tietoa kannattaa jakaa erityisesti tapahtuman ohjelmasta, esiintyjistä ja vieraista. Jos tapahtuma on järjestetty jo aiemmin, kannattaa hyödyntää myös rohkeasti aiempien tapahtumien palautteita. On myös hyvä muistaa, että sosiaalisessa mediassa parhaiten toimii sosiaalisuus – älä siis tiedota yksisuuntaisesti, vaan osallistu myös itse keskusteluun ja reagoi saamiisi kommentteihin. 

Kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa ja markkinointikanavien valinnassa? 

Sosiaalinen media on lähes välttämättömyys tapahtumamarkkinoinnissa. Käytettävät kanavat valitaan sen mukaan, mistä tavoitellut kohderyhmät parhaiten tavoitetaan. Esimerkiksi Facebookissa tapahtumalle voidaan luoda oma tapahtumasivu, jonka avulla tapahtuman näkyvyyttä pystytään levittämään tehokkaasti. Sosiaalinen media tarjoaa jo itsessään niin hyvät puitteet vuorovaikutukselle, että enää tarvitsee vain toimia itse aktiivisesti ja julkaista säännöllisesti. Täältä löydät ohjeet Instagram Stories -tarinoihin ja paljon muuta. 

Tapahtumalle on hyvä valita oma hashtag tai useampi, joita käytetään kaikissa julkaisuissa. Hashtagien avulla yleisö löytää tapahtuman, ja tapahtuman ympärillä käytävää keskustelua voi samalla seurata helposti. 

Tapahtumaa kannattaa markkinoida sosiaalisessa mediassa säännöllisesti ja suunnitelmallisesti, jotta yleisön kiinnostus tapahtumaa kohtaan pysyy yllä ja pääsee kasvamaan. Jokaisen päivityksen tulee tarjota kiinnostavaa sisältöä tavoitellulle kohderyhmälle ja kertoa joka kerta jotain uutta. Samaa sisältöä voi kuitenkin jakaa useammassa eri kanavassa, mutta esimerkiksi eri päivinä. 

Myös muita mainonnan välineitä voi käyttää tapahtumamarkkinoinnissa tilanteen mukaan. Osallistujia voi houkutella mukaan myös sähköpostikutsujen tai uutiskirjeiden avulla. Esimerkiksi lehti-ilmoittelu toimii tietyissä tapauksissa edelleen. Käytettävissä olevia mainonnan muotoja on siis moneen lähtöön, mutta käytettävät kanavat kannattaa valita aina sen mukaan, mistä kohderyhmät parhaiten tavoitetaan. 

Orgaanisen (ilmaisen) näkyvyyden lisäksi kannattaa hyödyntää maksettua mainontaa 

Esimerkiksi Google Ads-mainonnassa on useita kohdentamisen mahdollisuuksia: hakukonemainonnalla voidaan tavoittaa esimerkiksi vain jo valmiiksi yrityksesi tuotteista tai palveluista kiinnostuneet käyttäjät. Retargetointi eli mainonnan kohdentaminen jo valmiiksi sitoutuneille tai aiemmin verkkosivustolla vierailleille ihmisille taas auttaa tavoittamaan kaikista potentiaalisimmat asiakkaat. Sosiaalisen median maksettu mainonta kannattaa aloittaa Facebook Business Managerista. 

Kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa ja sen mittaamisessa? 

Jotta tapahtuman onnistumista voitaisiin mitata, on tavoitteille suunniteltava käytettävät mittarit. Yksi esimerkki mitattavasta tavoitteesta olisi, että jokainen työntekijä tutustuu vähintään viiteen uuteen ihmiseen. Jälkeenpäin katsotaan, että jos kaikki juttelivat tapahtumassa vähintään viiden uuden ihmisen kanssa, voidaan sanoa, että tämän tavoitteen saavuttamisessa onnistuttiin. Mittaaminen on siis yksinkertaisimmillaan hyvinkin yksinkertaista. 

Muita käyttökelpoisia mittareita tapahtumamarkkinointiin: 

• Sosiaalisen median panostukset: millaisilla julkaisuilla kohderyhmä on parhaiten tavoitettu? Kuinka paljon tykkäyksiä, kommentteja tai jakoja julkaisut ovat saaneet? Millaiset twiittaukset ovat saaneet eniten jakoja? 
• Omien verkkosivujen kävijäliikenne: mistä sivuille saavutaan? Ketkä ostavat lippuja tai ilmoittautuvat tapahtumaan? 

• Tunnuslukujen kerääminen: kutsuttujen, ilmoittautuneiden ja osallistuneiden määrä, saadut tuotot, kustannukset (kokonais- ja per osallistuja), potentiaalisten asiakkaiden yhteystietojen määrä (liidit) 
• Tuloksellisuuden mittaaminen: ROI, return on investment, eli investoinnin tuotto. Tapahtuman tuotoista miinustetaan tapahtuman kulut, joiden tulos jaetaan tapahtuman kuluilla. Tulos ilmoitetaan prosentteina, ja mitä suurempi tulos, sitä kannattavampi tapahtuma. 

Tapahtuma kannattaa kuitenkin aina ajatella investointina, josta voidaan odottaa tuottoja tulevaisuudessa, eikä niinkään pelkkänä kuluna. 

Tapahtumamarkkinointia ja viestintää jatketaan tapahtuman aikana 

Viestintä on osa asiakaskokemusta, ja erityisesti tapahtuman aikana asiakaspalvelulla ja asiakaskokemuksella on korostuneet merkitykset. Kiinnitä siis huomiota tapahtuman aikaiseen viestintään. Tapahtuman aikaisesta työnjaosta oman henkilöstön kesken tulee sopia etukäteen, jotta kaikki tietävät tehtävänsä. Tapahtuman aikataulu on hyvä opetella ulkoa ja lähettää se kaikille muillekin tapahtuman järjestämiseen osallistuville. 

Tapahtuman järjestäjät kannattaa mainita heti alkujuonnoissa, ja nimien on hyvä näkyvä myös somisteissa ja esitysmateriaaleissa. Tapahtumassa voidaan mainostaa myös järjestäjän somekanavia, verkkosivuja tai vaikkapa uutiskirjettä. 

Kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa sosiaalisessa mediassa? 

Omia sosiaalisen median kanavia kannattaa päivittää myös tapahtuman aikana. Someviestinnän aikataulu on hyvä rakentaa jo ennalta tapahtuman aikataulun perusteella, ja osan julkaisuista voi ajastaa etukäteen valmiiksi. Tapahtumanaikaista julkaisua helpottaa, kun kirjaa etukäteen muistiin valmiita lauserakenteita, joita voi täydentää tapahtuman aikana. Esiintyjät, esiintyjien sometilit, puheenaiheet ja käytettävät hashtagit kannattaa selvittää ja kirjata etukäteen muistiin. Somessa voi myös nostaa esiin esimerkiksi esityksistä heränneitä kysymyksiä ja vastata niihin. 

Sosiaalisen median lisäksi yleisöä voi osallistaa mukaan myös reaaliaikaisten kyselyiden, kilpailujen, keskustelutilaisuuksien tai vaikkapa jatkojuhlien avulla. Esimerkiksi webinaarissa kannattaa pyytää yleisöä kommentoimaan joko chatissa tai mikrofonin kautta, tai pyytää heitä ottamaan kantaa äänestämällä. Yleisöä voi ilahduttaa myös yllättävällä ohjelmanumerolla tai yllätysesiintyjällä. 

Jälkimarkkinoinnin mahdollisuudet kannattaa hyödyntää 

Tapahtumamarkkinointi jatkuu vielä tapahtuman jälkeenkin. Kun osallistujat poistuvat tapahtumasta, heille on toivottavasti jäänyt tapahtumasta niin positiivinen mielikuva, että he haluavat tulla myös uudestaan. Tämä onkin hyvä tilaisuus myydä jo seuraavan vuoden lippuja pienellä alennuksella. 

Osallistujia ja esiintyjiä kannattaa kiittää mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Osallistujille voi lähettää samalla kuvia ja videoita tapahtumasta. Näin voidaan vahvistaa tapahtumasta syntyneitä muistijälkiä. 

Sisältöä kannattaa jakaa myös sosiaalisessa mediassa, ja pyytää yleisöä jakamaan omia kohokohtiaan hashtagien kera. Myös palautekysely on hyvä tapa osallistaa kävijä vielä tapahtuman jälkeenkin. Digiportaiden verkkosivuilta löydät myös vinkit digityökaluihin, kuten kyselyjen luomiseen. 

Tapahtuman jälkeen tarkastellaan tavoitteiden toteutumista 

Tavoitteiden toteutumisen määrittely on hyvinkin helppoa, mikäli etukäteen on suunniteltu käytettävät mittarit. Kävijöiden palautteiden lisäksi kannattaa selvittää myös oman henkilökunnan mielipiteet. Raportit on hyvä kerätä myös kaikista käytetyistä markkinointikanavista. 

Lopuksi tapahtuman suurimmat epäonnistumiset on syytä koota yhteen ja miettiä kehittämisideat tulevaisuuden varalle. Yhtä tärkeää on kuitenkin huomioida onnistumiset, joten muistathan iloita niistä. Ehkä kuulemme pian tapahtumastasi? 

 

Teksti: Heli Saali, Digiportaat 2.0, Xamk 

Lisää takuuvarmoja ja toimivaksi testattuja vinkkejä tapahtumamarkkinointiin löydät esim. Messukeskuksen blogista.