Tietosuojalaki 2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679. 

1. Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 68 (Patteristonkatu 3)
50101 Mikkeli
Puhelinvaihde 040 655 0555
Y-Tunnus: 2472908-2

Yhteisrekisterinpitäjät

Mikkelin Kehitysyhtiö Miksei Oy
Sammonkatu 12 
50130 Mikkeli 
Y-tunnus: 0600598-8 

Savonlinnan Hankekehitys Oy 
Olavinkatu 27 D-osa 1 krs 
57130 Savonlinna 
Y-tunnus: 2520006-8 

ProAgria Etelä-Savo 
Mikonkatu 5 
50100 MIKKELI 
Y-tunnus: 0215848-5 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Anna Ollanketo
Projektipäällikkö
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
Patteristonkatu 3D
50100 Mikkeli
040 183 9330
anna.ollanketo@xamk.fi

3. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani käsitellään? 

Henkilötietoja käsitellään 

  • asiakassuhteen ja lakisääteisen velvoitteen perusteella 
  • osana hankkeen toimenpiteitä 
  • ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI-toiminta) toteuttamiseksi 
  • osana tiedonkeruuta vaikutusten arvioimiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi. 

4. Millä perusteella henkilötietojani käsitellään? 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleinen etu (tieteellinen tutkimus sekä ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta) sekä rekisteröidyn suostumus. 

Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella 

  • asiakassuhteen hoitamiseen (yhteydenpito asiakkaaseen, sopimushallinta, laskutus) 
  • tapahtumahallintaan (koulutukseen, tilaisuuteen ja tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä) 
  • viestintään, kuten sähköisten tiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen 
  • hankkeen toimenpiteistä ja tuloksista tiedottamiseen 
  • tieteelliseen tutkimukseen. 

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin. Tieteellinen tutkimus on tietosuoja-asetuksen tarkoittama yleisen edun mukainen tehtävä, jolloin yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus on käsittelyperuste henkilötiedoille (Tietosuojalaki). Tietosuoja-asetuksessa (resitaali 159) tutkimuksen käsite kattaa myös TKI-toiminnan. 

5. Hankkeen nimi, luonne, kesto ja suorittajat 

Digiportaat – asiakaslähtöisempää digitaalista liiketoimintaa, kesto 1.9.2023-31.8.2025. 

Hankkeessa koulutetaan ja valmennetaan Etelä-Savon pk-yrittäjiä kehittämään osaamistaan asiakaslähtöisessä digitaalisessa liiketoiminnassa koulutusten, työpajojen, digineuvonnan, verkkokaupan kasvupolut -valmennusohjelmien sekä digitaalisten materiaalien avulla. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaan. 

Henkilötietoja käsittelevät hankkeessa työskentelevät henkilöt. Hankkeen asiantuntijakouluttajina toimiville henkilöille luovutetaan vain kulloiseenkin koulutukseen ilmoittautuneiden henkilöiden nimitiedot. 

6. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako 

Hanke toteutetaan yhteistyössä Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n, Savonlinnan Hankekehitys Oy:n ja ProAgria Etelä-Savo Oy:n kanssa. Xamk toimii projektin hallinnoijana. 

Hankepartnerit jakavat hankepartnereille hankkeessa kerättyjä henkilörekistereitä hankkeen toteuttamisen edellyttämällä tavalla. Kaikkien osapuolten työntekijät käsittelevät henkilötietoja sisältävää materiaalia kokonaiskuvan saamiseksi sekä hankkeen yhteisten tavoitteiden toteuttamiseksi. 

7. Millaisia tietoja minusta käsitellään? 

Hankkeen osaamiskartoitukseen osallistuneiden tietoja käsitellään Hyviö-sovelluksessa. Hyviö-sovellusta käytetään osallistujien osaamisen analysointiin ja sen pohjalta hankkeen toimenpiteiden suunnitteluun sekä vaikuttavuuden mittaamiseen. Hyviö-sovellukseen kerätään henkilön nimi, sähköpostiosoite, sukupuoli, syntymäaika ja yrityksen nimi. Hyviön tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa: https://hyvio.fi/tietosuojakaytanto/ 

Hankkeesta tiedotetaan käyttämällä MailerLite-uutiskirjejärjestelmää, johon tallennetaan osallistuneiden ja uutiskirjeen tilanneiden tiedot (sähköpostiosoite, nimi). MailerLiten tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa: https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy 

Hankkeen koulutuksiin ilmoittaudutaan Google Forms -lomakkeilla, joilla kerätään seuraavat tiedot: osallistujan nimi, yrityksen nimi ja y-tunnus, yhteystiedot ja laskutustiedot.  

Xamkissa käytetään tallennustilana Microsoftin pilvipalveluita (Teams ja OneDrive), joihin tallennetaan asiakassuhteen perusteella syntyneet tiedot. 

Hankkeen verkkosivuston kautta lähetetyt yhteydenottopyynnöt ja ilmoittautumiset tallentuvat WordPress-alustalle. Lomakkeella kysytään nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Hankkeessa kerätään tietyiltä hankkeen toimenpiteisiin osallistuvilta ESR-henkilötietolomakkeen mukaisia tietoja. Aloitushetkellä kerätään osallistujan henkilö- ja yhteystietojen lisäksi aloituspäivämäärä, korkein koulutustaso, työmarkkina-asema aloitushetkellä sekä työttömyyden kesto, mikäli olet aloitushetkellä työtön.  Lopetushetkellä kerätään osallistujan lopetuspäivämäärä, työmarkkina-asema lopetushetkellä sekä tieto mahdollisen tutkinnon suorittamisesta tai ammattipätevyyden saavuttamisesta hankkeen ansiosta.  Lisäksi kerätään osallistujan yhteystiedot, jotta hanketoteuttaja voi olla osallistujaan yhteydessä. Myös järjestelmä voi lähettää automaattisia viestejä osallistujan sähköpostiosoitteeseen.  

8. Mistä lähteistä tietoni kerätään? 

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä verkkolomakkeen kautta ilmoittautumisen yhteydessä, rekisteröidyn jättämän yhteydenottopyynnön perusteella tai rekisteröidyttäessä hankkeen käyttämään palveluun. 

Hankkeen koulutuksiin, digivalmennukseen ja verkkokaupan kasvupolkuun vähintään 5 päivää osallistuvat henkilöt täyttävät itse omat tietonsa Eura2021-järjestelmään aloitus- ja lopetustilanteessa. 

9. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille? 

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tiettyjä tietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle raportoinnin yhteydessä rahoittajan edellyttämistä asioista mm. tilaisuuksien osallistujalistat. 

Toisen poikkeuksen muodostavat hankkeen kouluttajina toimivat asiantuntijat, joille luovutetaan vain kyseiseen koulutukseen osallistuvan nimitiedot. Henkilötietoja voidaan myös tallentaa kohdassa 7 ja 10 mainittuihin tietojärjestelmiin. 

10. Käsitelläänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolella? 

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

Xamkissa käytetään tallennustilana Microsoftin pilvipalveluita (Teams ja OneDrive). Microsoft on sitoutunut toimimaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Microsoft saattaa kuitenkin siirtää näihin palveluihin tallennettua tietoa tai niiden varmuuskopioita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement 

Hankkeen koulutuksiin ilmoittaudutaan Google Forms -lomakkeella. Google saattaa siirtää tietoa tai varmuuskopioita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoihin sovelletaan kuitenkin tietosuojakäytännön mukaista suojaa riippumatta siitä, missä niitä käsitellään. 

10. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään hankkeen ajan ja niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaan. Hankkeen aineistot ja materiaalit, jotka saattavat sisältää henkilötietoja, arkistoidaan Xamkin käytäntöjen mukaan 10 vuodeksi. Rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, sikäli kuin ne eivät koske rahoittajan vaatimia osuuksia. Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa tietojensa käyttämiseen tietyssä tarkoituksessa, jolloin tämä merkitään järjestelmään henkilön tietoihin. 

11. Miten henkilötietoni suojataan? 

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmiin. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.  Kirjalliset aineistot kuten lähikoulutusten osallistujalistat arkistoidaan lukittuun tilaan rekisterinpitäjän toimitiloissa. Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. 

12. Miten voin käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiani? 

Rekisterin oikeudet on lueteltu tarkemmin Tutkimustieto-tietoryhmän tietosuojailmoituksessa (xamk.fi/tietosuojailmoitus). 

Tutkittavat / rekisteröity voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt alla olevalle yhteyshenkilölle. 

Anna Ollanketo 

Projektipäällikkö 

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy 
Patteristonkatu 3D 
50100 Mikkeli 
040 183 9330 
anna.ollanketo@xamk.fi