6 vinkkiä työn tehostamiseen yrityksessä Trellon avulla

Julkaistu 29.7.2020

Trello on yllättävän monipuolinen selaimessa ja mobiilissa toimiva työkalu työnorganisointiin. Trello taipuu monenlaisen tekemisen tueksi toimialasta riippumatta. Siitä on saatavana kattava maksuton versio ja maksullisessa versiossa on tarjolla lisäominaisuuksia.

Trellon toimintaperiaate on yksinkertainen. Trelloon avataan uusi taulu uutta työkokonaisuutta varten. Taulun sisällä Trelloon luodaan työstä riippuen erilaisia luetteloita ja niiden alle kortteja. Kortit sisältävät työtehtäviä, joita voi ohjeistaa, avata tehtävälistoiksi, vastuuttaa tiimissä tai aikatauluttaa kortin sisällä. Korttien työtehtäviä voi ruksia valmiiksi tai siirtää luetteloiden sisällä niiden valmistuessa.

Trellon teho työnorganisoinnissa perustuu muun muassa seuraaviin asioihin:

• yrityksessä toistuvat työtehtävät avataan Trelloon, jolloin mikään työvaihe ei pääse unohtumaan
• Trello-taulussa yksittäisiä työtehtäviä voi helposti ohjeistaa, jolloin laatutaso pysyy halutulla tasolla
• toistuvista työtehtävistä on helpompi nähdä turhia työvaiheita tai parantaa työprosessia, kun ne on dokumentoitu ja avattu Trelloon
• tekstin ja dokumenttien lisääminen sähköpostista suoraan Trello-tauluun onnistuu helposti
• vastuunjako ja projektin edistymisen seuranta on helppoa Trellon avulla
• uusi työntekijä pääsee nopeammin yrityksen työprosessiin käsiksi, kun se on selkeästi avattu Trelloon
• aikaa ei kulu seuraavan työtehtävän tai unohtuneiden asioiden miettimiseen, kun ne ovat selkeästi esitettynä Trellossa
• Trello on helppokäyttöinen ja looginen, joten sen oppimiseen ei kulu turhan pitkään

Moni tunnistaa Trellon projektinhallinnan tai tehtävälistan teon työkaluna. Seuraavaksi esitellään kuusi käyttökohdetta Trellolle yritystoiminnassa.

Trellon hyödyntämistä esitellään valmiiden mallipohjien avulla. Voit kopioida mallipohjan omaksi tauluksesi ja muokata sitä yrityksesi toimintaan sopivaksi.

Trello-taulu on helppo myös luoda itse alusta alkaen, jolloin voit käyttää valmiita mallipohjia ideoinnin tukena.

1.    Markkinointi ja sisällöntuotanto

Seuraavassa mallipohjassa yrityksen markkinointisuunnitelma on järjestetty kuukausittain luetteloiksi, joihin markkinoinnin tehtävät on jaettu korteiksi.

Korteille on annettu määräpäivä, jolloin Trello muistuttaa määräpäivän lähestyessä. Kun kortti merkitään valmiiksi myös muut tiimin jäsenet näkevät, että tehtävä on hoidettu.

Korteissa on hyödynnetty eri värikoodit eri tehtäväryhmille, jolloin käyttäjät näkevät nopeasti millaisia tehtäviä on suunnitteilla.

Toisessa mallipohjassa on hyödynnetty Trellon kuvan lisäys -ominaisuutta, jonka avulla yrityksen eri kanavissa meneillään olevat kampanjat näkyvät käyttäjälle selkeästi eri luetteloiden alla.

Korteille on liitetty myös liitetiedostoina markkinointimateriaali ja avattu työvaiheet tarkistuslistoina korttien sisälle.

2.    Myynti

Seuraavassa mallipohjassa Trelloon on tehty myyntiputki, jossa on luetteloina merkitty eri myyntiputken vaiheet.

Luetteloiden alle on kortteina merkitty yrityksen myyntiputkessa olevat kontaktit. Kortteihin on kirjoitettu olennaista tietoa näistä potentiaalisista asiakkaista.

Kortteja siirretään luetteloissa eteen päin sitä mukaa, kun kontaktit edistyvät myyntiputkessa.

Jokaiselle kontaktille on vastuutettu yrityksestä myyjä. 

3.    Asiakkuuden hallinta

Yksinkertaisimmillaan olemassa olevia asiakkuuksia voi järjestellä Trellon avulla kirjaamalla luetteloihin olennaiset yrityksen työprosessit ja siirtämällä asiakkuuksia prosessin vaiheesta toiseen.

Näin kaikki tietävät mitä asiakkuuksia on jonossa missäkin työvaiheessa.

4.    Perehdytys ja rekrytointi

Trello-taulu toimii erinomaisena apulaisena uuden työntekijän perehdytyksessä.

Perehdytys on jaettu tässä mallipohjassa olennaisiin ensiksi perehdytettäviin asioihin, jotka ovat teemoittain kortteina ensimmäisen luettelon alla.

Perehdytettävät asiat on kirjoitettu auki korttien sisään ja joistakin osa-alueista on tehty tarkistuslistat.

Uuden työntekijän työtä helpottamaan on kerätty seuraavaan luetteloon hyödyllisiä linkkejä. Perehdytys jatkuu ensimmäisen viikon perehdytystehtävillä ja ulottuu kolmen kuukauden perehdytysohjelmaksi.

Myös rekrytoinnin tehtävät kannattaa avata omalle Trello-taululleen, jotta prosessi etenee sujuvasti ja ajallaan.

Kun yritykselle on tehty Trelloon perehdytystaulu, sen voi kopioida helposti uuden työntekijän käyttöön ja samalla seurata perehdytyksen etenemistä.

Tekstin lisäksi korttien sisälle voi liittää myös videoita, joiden avulla joidenkin asioiden perehdyttäminen on selkeämpää.

Haluatko tehdä perehdytysvideoita yrityksesi käyttöön? Tutustu Digiportaiden tekemään ”Näin kuvaat ja editoit opastusvideon itse”, joka on videon muodossa.

5.    Sisäiset palaverit ja suunnittelu

Viikottaisiin tiimipalaveihin on helppo lisätä käsiteltäviä asioita Trello-taulun avulla.

Vanhat palaverimuistiot voidaan myös säilöä samalle Trello-taululle. Tulevien palavereiden asioiden valmistelua voidaan helposti vastuuttaa tiimin sisällä liittämällä valmistelua tekevä henkilö Trellon korttiin.

Trello sopii myös liiketoiminnan suunnitteluun ja esimerkiksi vuosikellon toteuttamiseen, jolloin kannattaa hyödyntää myös määräaikoja, joiden avulla Trello lähettää vuosikellon tehtävistä muistutukset.

6.    Oman työn organisointi

Trello on vahvoilla erityisesti oman päivittäisen työn organisoinnissa.

Trelloon voit merkitä tehtävälistaa ja järjestellä työtehtäviä tehtäväksi tällä viikolla tai tänään. Trelloa käyttämällä opit arvioimaan sopivan työkuorman ja laittamaan työtehtävät tärkeysjärjestykseen.

Lue ajanhallinnan blogista lisää ajanhallinnan työkalujen, kuten Trellon hyödyntämisestä.

Tee omat Trello-taulut, jotka säästävät aikaa ja lisäävät toimitusvarmuutta yrityksessä

Tämä oli vain pintaraapaisu siitä mihin Trello sopii.

Trellon valmiista pohjista löydät lisää ideoita omaan tekemiin.

• Mitkä toistuvat prosessit ja projektit ovat yrityksessäsi avain asemassa?
• Mitä tehdään harvemmin, mutta onnistuminen niissä on erittäin tärkeää (esim. rekrytointi ja perehdyttäminen)?

Seuraavan kerran, kun tartut näihin tehtäviin niistä kannattaa luonnostella Trello-taulu, jotta nämä työn vaiheet etenevät varmuudella ja mutkitta. Trello on varsin yksinkertainen käyttää, mutta säästääkseen aikaa kannattaa sen tarjoamiin ominaisuuksiin ja toimintaperiaatteisiin tutustua kunnolla.

Teksti: Kati Kärki, Savonlinnan Hankekehitys Oy ja Anna Ollanketo, Xamk, Digiportaat