fbpx

Etätyön kurittama selkäni vaatii ammattilaisen käsittelyä. Selaan illalla puhelimella nettiä ja yritän löytää mahdollisimman pian ajan hierojalle. Sähköinen ajanvaraus on ainoa toimiva vaihtoehto, sillä toiveenani on saada tehtyä ajanvaraus nopeasti, helposti ja vaivattomasti.

Tästä heräsikin kiinnostus selvittää, millaisia vaihtoehtoja pk-yrittäjällä on toteuttaa sähköinen ajanvaraus. Mitä hyötyä siitä on, ovatko kaikki vaihtoehdot samanlaisia ja mitä asioita kannattaa lopullisessa valinnassa ottaa huomioon.

Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto ei jää ainakaan järjestelmistä kiinni. Päinvastoin. Valinnanvaraa on paljon. Lopullinen valinta ratkeaa omien tarpeiden listaukseen ja sen myötä oikean alustan valitsemiseen: tarvitsenko varausmahdollisuuden monelle työntekijälle tai jopa monelle toimipisteelle, tuleeko siinä olla kassatoiminnot mukana, entä tekstiviesti- tai sähköpostimuistutus asiakkaalle?

Sähköisen ajanvarauksen hyödyt

  1. Tyytyväisempi asiakas

Yhä useampi asiakas vierastaa soittamista, ja haluaa tehdä ajanvarauksen nopeasti ja vaivattomasti. Tarve saattaa tulla sellaiseen aikaan vuorokaudesta, ettei soittaminen ole mahdollista. Tällöin asian myös helposti unohtaa ja varaus jää kokonaan tekemättä. Kannattaa siis varmistaa, että asiakas saa hoidettua tilauksen maaliin saman tien. Ajanvarauskalenteri mahdollistaa varauksen tekemisen mihin kellonaikaan tahansa eli asiakkaan näkökulmasta silloin kun hänelle sopii parhaiten. Kuluttaja on pohjimmiltaan mukavuudenhaluinen ja laiska.

Muistutus sähköpostilla tai tekstiviestillä on hyvää asiakaspalvelua. Kun aikoja varataan viikkojen tai kuukauden päähän, lähempänä ajankohtaa automaattisesti lähtevä muistutusviesti on myös yrittäjän kannalta hyödyllinen varmistus. Näin minimoidaan se, että unohdusten takia tulee no-show asiakkaita.

2. Enemmän myyntiä

Sähköisen ajanvarauksen avulla on helpompaa täyttää tyhjiä tai peruuntuneita aikoja. Moni asiakas saattaa ajatella, että suosituimmalle kampaajalle tuskin on nopeita aikoja vapaana, eikä viitsi edes kysyä. Ajanvarauskalenteri näyttää reaaliaikaisen tilanteen. Myös kynnys lahjakortin ostamiseen verkossa madaltuu. Parilla klikkauksella saa nopeasti ratkaistua viimehetken lahjapulman ja lahjan saaja voi itse päättää milloin hänelle itselleen parhaiten sopii hyödyntää kortti.

3. Enemmän aikaa ja työnhallinta

Yrittäjä säästää aikaa ja vaivaa, kun ajanvarausten vuoksi ei tarvitse vastata puhelimeen. Yhteen laskettuna puhelimessa saattaa kulua tuntikausia kuukaudessa, ja asiakas voi kokea soitot häiritsevänä. Lisäksi ajanvarauskalenteri ja asiakasrekisteri ovat hallittavissa eri laitteilla ja kulkevat aina mukana. Asiakasrekisteriin voi kätevästi lisätä muistiinpanoja, esimerkiksi kampaamon asiakkaan käyttämät hiusvärit.

4. Markkinointi

Useimmat ajanvarausjärjestelmät tuovat mukanaan käteviä työkaluja markkinointiin ja myynnin lisäämiseksi. Markkinointityökalujen avulla uudet asiakkaat löytävät yrityksen luo, aiemmista asiakkaista tulee vakituisia ja vanhat asiakkaat heräävät varaamaan aikoja uudelleen. Tämä voi tapahtua esimerkiksi kampanjoiden, ryhmäsähköpostien tai automaattisten tekstiviestimuistutuksien muodossa.

Sähköisen ajanvarauksen palveluja

Tähän tekstiin valikoin neljä suosituinta ja hinta-laatusuhteeltaan sopivinta palvelua pk-yrittäjälle. Vertailussa olen hyödyntänyt Googlen lisäksi Facebookin Yrittäjät- ryhmän jäsenten kokemuksia. Kaikki neljä vaikuttavat helpoilta ja hinnoittelultaan ovat hyvin lähellä toisiaan. Hinnoittelussa on eroa palveluiden laajuuden mukaan. Suosittelen rohkeasti kokeilemaan, koska kaikki tarjoavat ilmaista kokeilua ainakin kahden viikon ajaksi.

Kaikkien palveluiden ominaisuuksia ovat mahdollisuus ulkoasun muokkaamiseen, asiakasrekisterin ylläpito, markkinoinnin automatisointi, lahjakorttikauppa ja integraatio muihin järjestelmiin.

Timma

Timma on suosituin kauneuden alan hoitopalveluiden ja hierojien käyttämä ajanvarausjärjestelmä verkossa. Account Manager Jaakko Kärpän mukaan Timma on täydellinen pienille ja isoille salongeille, monen toimipisteen ketjuille tai tuolivuokralaisille. Se on melkeinpä lähempänä toiminnanohjausta kuin ajanvarausjärjestelmää: tarjolla on muun muassa 24/7 ajanvaraus, kassajärjestelmä, raportointi, asiakasrekisteri, maksupäätesynkkaus, käteiskuitti, kuitintulostusjärjestelmä ja markkinointityökalut.

Timman palveluihin kuuluvat myös kotisivun luominen, lahjakorttikone ja viime hetken palvelu, jonka suosio kasvaa koko ajan isoissa kaupungeissa. Timma.fi-palvelun kautta varatuista ajoista otetaan kuitenkin 10 % komissio.

Fysioterapeuteille voi olla tarpeen synkronointi potilastietokantaan, mikä ei Timmassa vielä onnistu. Myöskään ryhmävarauksia ei tueta.

Tutustu Timmaan: Timma – Kampaamo ja kauneusyrittäjän kalenteri ja nettiajanvaraus

Vello

Vello on suomalaisten kehittämä 24/7 toimiva ajanvarausjärjestelmä, jonka käyttäjäkuntaan kuuluu jo 14500 yrittäjää eri aloilta. Yksittäisten palveluvarausten lisäksi Vellolla voi hoitaa tila- tai ryhmävarauksia ja järjestää virtuaalisia ryhmätunteja. Se on myös Valviran rekisteröimä.

Aloittaminen pienasiakkaana on ilmaista, käyttäjän pitää vain maksaa toteutuneista, Vellon veloittamista jäsenmaksuista 5 % komissio. Laajempaan tarpeeseen, esim. ryhmätuntien varaamiseen, on olemassa kattavammat pakettitarjoukset. Jokaiseen pakettiin kuuluu kuitenkin muun muassa ajanvaraus, markkinointityökalut, automatisoitu asiakasrekisteri ja jäsenlaskutus, lahjakorttikauppa ja ilmainen tuki (chat ja e-mail).

Erityisenä huomiona Vellossa on mahdollisuus upottaa se yrittäjän omille verkkosivuille, ja varaukset ovat tallennettavissa myös ulkoisiin kalentereihin (esim. Outlook). Asiakkaan ei myöskään tarvitse itse erikseen rekisteröityä mihinkään varatakseen aika järjestelmästä.

Tutustu Velloon: Vello

Slotti

Slotti on palveluyrittäjille suunniteltu nettiajanvaraus- ja kassapalvelu. Ohjelmistoon sisältyy muun muassa vuorokauden ympäri toimiva nettiajanvarausjärjestelmä, kassa, verkkomaksu, työaikojen hallinta, asiakasrekisteri, kanta-asiakasohjelmaa ja raportointi. Lisäosina palveluun voi liittää useamman toimipisteen, tilavarausseurannan, pyhäpäivämerkinnän kalenteriin, työntekijöiden merkkaaminen sopimusyrittäjinä ja Slottin käyttäminen työpöytäsovelluksena.

Ohjelmiston lisäksi Slotti järjestää tarpeen mukaan myös laitteet ja antaa neuvoja liiketoiminnan pyörittämiseen verkossa. Näin ohjelmisto- ja laitetarve hoituu kaikki kerralla yhdeltä toimittajalta.

Slotti on helppo upottaa käyttäjän omille verkkosivuille ja sen voi liittää muihin palveluihin, kuten Gifti lahjakorttikauppaan ja WooCommerce verkkokauppaan. Ohjelmisto on myös Valviran rekisteröimä.

Tutustu Slottiin: Slotti – Online ajanvaraus ja kassa

Digital Booker

Digital Booker on sähköinen ajanvarausjärjestelmä, joka sopii lähes kaikille toimialoille. Erityisen suosittu se on kauneus-, hyvinvointi- ja liikunta-alalla.  Järjestelmä tukee kolmea erilaista varaustyyppiä: resurssivarauksia, palveluvarauksia ja tuntivarauksia.

Ajanvarausjärjestelmä toimii kaikilla laitteilla puhelimesta tablettiin. Kokonaisuudessaan järjestelmä sisältää muun muassa ajanvarauksen, muokattavan ulkoasun, markkinointityökalut, asiakasrekisterin, verkkomaksun, mahdollisuuden maksaa MobilePay’lla, sujuvan viestinnän ja markkinoinnin käyttäjän ja asiakkaiden välillä sekä raportoinnin. Asiakasrekisterin avulla markkinointitoiminnolla voidaan esimerkiksi luoda kohdennettuja kampanjoita.

DigitalBooker tarjoaa asiakkailleen säännöllisesti ilmaisia verkkokoulutuksia ja lisäksi maksutonta tukea. Vuonna 2016 DigitalBooker yhdistyi Visma Passeli Oy:n. Tämän ansiosta käyttäjä saa kaiken tarvittavan yrityksen arjen pyörittämiseen yhdestä paikasta.

Tutustu DigitalBookeriin: Sähköinen ajanvarausjärjestelmä | ajanvaraus | DigitalBooker

Lopuksi

Ajanvarausjärjestelmiä löytyy siis vähän joka lähtöön ja eroavaisuudet ovat pieniä. Itselleen sopivan järjestelmän löytäminen voi tuntua aluksi hankalalta, mutta liikkeelle voi lähteä tutkimalla mikä sopisi juuri omaan toimialaan ja yrityskokoon nähden parhaiten. Vaadittavista ominaisuuksista kannattaa tehdä lista ja ne mielessä pitäen verrata järjestelmien välisiä kustannuksia. Erilaista näkökulmaa voi hakea kysymällä asiakkailta heidän toiveistaan. Ei ole huono idea myös tutkia mitä järjestelmää muut saman alan yrittäjät suosivat.

Parhaimman kuvan järjestelmästä kuitenkin saa, kun sitä käyttää itse. Useimmissa, myös yllä mainituissa, ajanvarausjärjestelmissä on 14–30 päivän ilmainen kokeilujakso, jota kannattaa hyödyntää ennen lopullista päätöstä. Pilvipalveluna järjestelmät ovat kuitenkin helposti ja nopeasti käyttöönotettavissa eivätkä sitouta vuosien käyttöön.

Ajanvarausjärjestelmän avulla yrittäjä pääsee keskittymään palvelemaan asiakkaita, taustalla järjestelmä hoitaa varaukset ja minä saan selkäni taas vetreäksi. Kaikki ovat tyytyväisiä.

Ajanvarausjärjestelmien ominaisuuksien vertailu

Neljän ajanvarausjärjestelmän plussat ja miinukset

* Hinta perustuu palvelun tarjoaman peruspaketin yhden kuukauden hintaan. Kaikki plussiksi merkatut ominaisuudet eivät sisälly tähän hintaan.

Blogin kirjoittajat

Hanna Kuisma, Heidi Lampinen, Emmi Liikanen & Miia Kosonen