Apua ajanhallintaan digityökaluista

Julkaistu 9.7.2020

Yrityksessä ajanhallinta ja ajankäytön suunnittelu ovat olennaisia, jotta asiakkaille ja sidosryhmille voidaan tarjota kiireetöntä, huolellista ja asiantuntevaa palvelua.

Stressaava ja hallitsematon kiire vaikuttaa erityisesti yrityksen suurimpaan pääomaan eli omiin työntekijöihin.

Kiire voi johtaa pahimmillaan virheisiin, huonoihin tuloksiin ja uupumukseen.

Aika ei riitä kaikkeen, joten ajanhallinnalla on tarkoitus priorisoida yritykselle tulosta tuottavia tehtäviä.

Jokainen yritys on omalla alallaan asiantuntija. Ajanhallinta on olennainen osa asiantuntijuutta.

Asiantuntijuus voi näkyä asiakkaille, työntekijöille tai sidosryhmille muun muassa seuraavasti:

• projektit pysyvät sovitussa aikataulussa / asiakkaan tilaukset toimitetaan aikataulussa
• sovitut asiat eivät unohdu
• tapaamisiin on valmistauduttu
• paikalle tullaan ajoissa
• työstressiä ei ole liikaa
• tehdään oikeita asioita eli toiminnasta tulee odotettuja tuloksia
• yllätyksiin ja keskeytyksiin voidaan reagoida ilman paniikkia
• riittävään ravintoon, stressittömään lepoon ja lomaan panostetaan
• uusien kilpailukykyä lisäävien taitojen oppimiseen on varattu aikaa

Tässä blogissa saat vinkkejä siihen, miten hallitset aikaasi tehokkaammin digityökalujen avulla.

Ajanhallinnan tavoitteet kirkkaaksi

Ajanhallinnan tehtävä yrityksessä on tukea liiketoiminnan tavoitteita.

Lyhyen aikavälin tavoitteet on helppo määritellä, mutta osana ajankäyttöä kannattaa miettiä missä haluaa olla pitkällä tähtäimellä.

Mikä sinun yritystoiminnassasi on tärkein tavoite?

Esimerkiksi:

• teen tasaista tulosta eläkeikään asti ja minulle on tärkeää työssäjaksaminen ja toimeentulo omalla yritystoiminnalla
• oma aika nyt on tärkein! Haluan saada mahdollisimman pienellä ajan käytöllä passiivista tuloa
• teen täysillä töitä nyt, jotta voin myydä liiketoiminnan hyvään hintaan myöhemmin
• rakennan kestävän perinnön yritystoiminnasta perheelleni – laatu ja osaaminen ovat tärkeimmät valttikorttini.

Olipa tavoitteesi mikä tahansa, niin sen tulisi näkyä ajankäytössäsi.

Suunnittelemme rahalle monesti tarkat budjetit ja miksipä emme suunnittelisi myös ajalle.

Suunnittelemalla voimme keskittää rajallisen aikamme toimiin, jotka tähtäävät tavoitteiden saavuttamiseen.

Jos jatkat ajanhallintaasi nykyisellä tavalla, niin mitä tavoitteita olet saavuttanut vuoden tai viiden vuoden päästä?

Selvitä seuraavaksi

• mitkä ovat tavoitteitasi eteenpäin vieviä asioita,
• mitkä ovat toimintaa ylläpitäviä ja siten pakollisia asioita, ja
• mitä resursseja sinulla on käytettävissäsi.

Jaa päämäärät toimenpiteiksi

Kun olet määritellyt tavoitteet, suunnittele mitä tavoitteen toteutuminen vaatii.

Voit purkaa tavoitteen pieniksi askeliksi, kuten

• myyntimääriksi,
• liidien määriksi tai
• laskutettaviksi tunneiksi.

Mitä toimia tavoitteen toteutuminen vaatii tänä vuonna? Ja kuinka paljon nämä toimenpiteet vievät aikaa kuukausitasolla?

Ota velvollisuudet huomioon kokonaisuudessa

Mitä välttämättömiä toimia sinun tulee hoitaa lisäksi, että yritys voi hoitaa velvoitteensa? Esim. palkkahallinto, kirjanpito, laskujen maksu, rekrytointi, sähköpostien läpikäynti tai muut juoksevat asiat.

Kirjaa ylös nämä asiat, jotta hahmotat kokonaisuuden.

Oman työajan laskeminen

Laske seuraavaksi kuinka paljon sinulla on oikeastaan omaa aikaasi käytettävissä yritystoimintaan.

Vähennä ajasta pois lounastauot ja lomat, joiden tarkoituksena on pitää suorituskykyäsi kilpailukykyisellä tasolla.

Mahdollisten resurssien listaaminen

Onko sinun mahdollista käyttää tavoitteen toteuttamiseksi työntekijöitä tai ulkoistaa osa tehtävistä toiselle toimijalle?

Tarvitsetko oman osaamisen lisäksi muuta osaamista?

Ulkoistatko osaamisen vai onko aikaa opetella itse?

Onko käytössäsi rahaa, joka toisi ajansäästöä käytettynä johonkin työkaluun?

Mikä on oman työtuntisi hintalappu?

Ajanhallinnan perusta kuntoon

Nyt kun olet listannut toimenpiteet, mahdolliset resurssit ja huomioinut oman aikasi rajallisuuden, pääset luomaan perustan ajanhallinnalle.

Säästä omaa aikaasi delegoimalla ja ulkoistamalla

Aloita siitä mikä on mahdollista antaa työntekijöiden tehtäväksi tai ulkoistaa kokonaan.

Ulkoista kaikki mikä on mahdollista, mutta huomioi mitä säännöllisiä toimia tämä vaatii sinulta.

Esimerkiksi säännöllinen puolen tunnin viikkopalaveri voi säästää koko tiimin aikaa, kun delegoidut tehtävät etenevät sujuvasti.

Varaa säännöllisesti aikaa kalenteristasi esimerkiksi markkinoinnin seurantaan, jotta tiedät miten markkinointi muuttuu myyntitavoitteiksi.

Avuksi delegointiin ja ulkoistamiseen:

• Vähennä palaveriin kulutettavaa aikaa hyödyntämällä videoneuvottelutyökalua esim. Teams, Zoom tai Google Hangouts
• Ajasta sähköisestä kalenterista kuukausittainen aika ulkoistettujen toimien seurantaan
• Ohjaa raportit esim. markkinoinnista tai taloudesta suoraan omaan kansioon sähköpostissasi, näin aikaa ei kulu hukkaan niitä etsiessä
• Ota käyttöön projektihallinnantyökalu, kuten Trello, jotta tehtävien jako tiimin kesken sujuvoituu ja Trello muistuttaa, jos aikataulu on vaarassa vesittyä
• Sujuvoita tiimin välistä viestintää ottamalla käyttöön MS Teams tiimityöalusta. Varatkaa aikaa uuden toimintatavan käyttöönottoon työyhteisössä, jotta saatte työkalusta oikeasti hyötyä ajansäästöön ja toiminnan hallintaan

Budjetoi omaa aikaasi, jotta se ei valu hukkaan

Ota seuraavaksi käsittelyyn sinun vastuullesi jääneet asiat.

Jaa nämä asiat kolmeen ryhmään:

• ydinliiketoimintaa edistävät asiat esim. laskutettava työ, asiakashankinta = VIHREÄ VÄRI
• pakolliset asiat esim. sähköpostien läpikäynti, laskutus, materiaalien toimitus kirjanpitäjälle, laskujen tarkastus/maksu = PUNAINEN VÄRI
• tehtävälistan juoksevat asiat esim. muistilistallesi merkityt pienemmät toimet = KELTAINEN VÄRI

Eniten toimintaasi vie eteenpäin vihreäksi nimetyt asiat.

Punaiset taas on hoidettava säännöllisesti, muuten koko paketti kaatuu.

Keltaisille asioille on syytä varata vapaata aikaa, sillä hoidettavia pikkuasioita ja yllätyksiä tulee aina.

Varaa aikaa myös säännölliselle suunnittelulle, jotta pystyt jakamaan työkuormaa tasaisemmin valmistelemalla ajoissa suurempia työkokonaisuuksia.

Avaa sähköinen kalenterisi ja tee säännöllinen viikoittain toistuva varaus esim. joka arkipäivä klo 9-11 ja klo 14-16 näille vihreille asioille.

Vinkki: Varaa vihreille asioille aikaa siihen aikaan päivästä, kun vireystilasi on paras.

Arvioi paljon punaisten asioiden hoitamiseen kuluu aikaa ja tee säännöllinen viikottainen ajanvaraus myös niille.

Loput ajat ovat keltaista tehtävälistan asioiden läpikäyntiin varattua aikaa sekä tapaamisille ja muille epäsäännöllisille menoille budjetoitua aikaa.

Yritä pysyä tässä suunnitellussa aikabudjetissa, sillä se pitää huolen, että käytät suurimman osan ajastasi tärkeimpiin asioihin.

Avuksi oman ajan budjetointiin:

• Sähköinen kalenteri on ajan budjetoinnin perustyökalu. Kun merkitset kalenteriin käyttämäsi ajan toteutumisen näillä värikoodeilla, näet helposti jälkikäteen käytätkö todella suurimman osan ajastasi näihin vihreisiin asioihin.
• Hyödynnä sähköistä tehtävälistaa, jos työssäsi on helposti saatavilla tietokone tai mobiililaite. Voit hallita näppärästi tehtävälistoja esim. Trellolla

Ajanhallinnan digityökalut

Sähköinen kalenteri

Kalenteri on ajanhallinnan kotipesä. Sähköisen kalenterin etuina on se, että kalenterin saa muistuttamaan seuraavasta tehtävästä, kalenterinäkymän saa jaettua tarvittaessa työkaverille ja kalenterikutsut on helppo hallinnoida sähköisesti.

Sähköinen kalenteri on myös siitä hyvä, että budjetoitua aikaa on helppo siirtää eteenpäin, jos tulee kaiken mullistava keskeytys.

Sähköposti

Sähköposti on loistava yhteydenpito väline, mutta toisinaan myös pahin työpäivän keskeyttäjä.

Monet ajankäytön menetelmät suosittelevat käsittelemään sähköpostit vain kaksi kertaa päivässä tiettyinä aikoina.

Näin sähköpostien tulo ei keskeytä meneillään olevaa työtehtävää ja saat nopeammin asiat tehtyä.

Toinen sähköpostiin liittyvä ajanhallinnan vinkki on arkistoida kaikki käsitellyt viestit omaan sähköpostikansioonsa. Tavoitteena on, että päivän päätteeksi saapuneet laatikko olisi tyhjä ja tärkeät sähköpostit eivät jää käsittelemättä.

Sähköpostissa on eräs työn kannalta hyödyllinen ominaisuus, jota kannattaa käyttää. Sähköpostit, jotka vaativat toimenpiteitä tai joihin odotat vastausta voi liputtaa. Tällöin sähköposti siirtyy tehtävälistalle ja näet yhdellä silmäyksellä keskeneräiset tai toimia vaativat sähköpostit.

Tehtävälista: Trello, Microsoft To Do, Google Keep

Aivojen tehtävä ei ole muistaminen vaan ideoiden ja oivallusten tuottaminen.

Siksi sinulla on oltava hyvä järjestelmä, jonka avulla kirjaat mieleen tulevat asiat muistiin ja käsittelet nämä säännöllisesti. Näin pystyt keskittymään työstettävään asiaan ja palaamaan myöhemmin idealistalle.

Sähköistä tehtävälistaa voit pitää Trellossa, Microsoft To Do– tai Google Keep-sovelluksessa. Kalenterista tulee olla varattuna aikaa ideoiden keruupaikan käsittelylle, jotta tämä järjestelmä toimii.

Pomodoro-ajastin

Pomodoro-ajastin helpottaa tehtävien aloitusta, tehokasta tekemistä ja auttaa myös tulevaisuudessa suunnittelemaan paremmin tehtävien kestot kalenteriin.

Pomodoro-tekniikkaa hyödynnetään seuraavasti:

• Päätä työtehtävä, jonka haluat saada tehdyksi
• Aseta ajastin hälyttämään 25 minuutin kuluttua
• Keskity työtehtävään kunnes ajastin hälyttää
• Pidä lyhyt tauko (3-5 minuuttia)
• Laita ajastin uudelleen päälle 25 minuutiksi ja jatka tehtävää
• Kun olet toistanut tämän neljä kertaa pidä pitempi tauko 15-30 minuuttia

Tekniikka auttaa keskittymään tehokkaammin yhteen tärkeään tehtävään kerrallaan ja toisaalta tauot auttavat pitämään yllä suorituskykyä.

Toggl – yksinkertainen ajanseurannan työkalu

Joskus on paikallaan seurata tarkasti mihin oma työaika kuluu.

Toggl-työkalulla kellotat helposti tehtävään kuluttamaasi aikaa ja tulostat erittelyn ajankäytöstäsi esim. asiakkaan tai työtehtävän tyypin mukaan.

Toggl-ajastimesta on apua silloin, kun laskutat asiakasta ajankäyttösi perusteella tai kun haluat jatkossa hinnoitella paremmin urakkahinnat.

Toggl-työkalulla voit toteuttaa myös perusteellisen ajankäytön seurannan, jotta pääset karsimaan todelliset aikasyöpöt työssäsi.

Teams-tiimityöalusta

Teams-tiimityöalusta sujuvoittaa tiimin työtä muun muassa seuraavasti:

• tiedostot ovat käytettävissä tietokoneen lisäksi mobiililaitteilla nopeasti
• alustalla käyty pikaviestintä on nopeasti löydettävissä
• sähköpostien lähettäminen vähenee
• tiettyyn aiheeseen liittyvät tiedostot ja keskustelut saa Teamsiin yhden kanavan alle helposti saataville

Trello – monipuolinen työn organisointityökalu

Trello auttaa monipuolisesti työn organisoinnissa.

Voit käyttää Trelloa projektien hallintaan, viikottaisten tehtävien hallintaan, markkinointisuunnitelman toteuttamiseen ja moneen muuhun.

Lopuksi

Toivottavasti saat tämän jälkeen aikaan enemmän oikeita asioita hallitusti!

Kirjoittajana on Digiportaat-hankkeen digiyritysneuvoja Kati Kärki (Savonlinnan Hankekehitys Oy)

Digiportaat kouluttaa digityökalujen tehokkaampaan käyttöön eteläsavolaisia yrityksiä. Tutustu koulutustarjontaamme: www.digiportaat.fi/koulutukset